Cập nhật mẫu biên bản bàn giao hàng hóa theo quy định

Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản chứng nhận việc hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của bên bán, bên nhận gia công hoặc bên vận chuyển theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ đã được ký kết. Trang Tài Liệu cung cấp hướng dẫn về phương thức giao nhận hàng hóa theo các quy định đúng để giúp quý khách hàng tham khảo và thực hiện giao nhận hàng hóa một cách chính xác.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa năm 2023

biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản chứng nhận việc bên giao hàng đã bàn giao hàng hóa cho bên nhận hàng. Nó thường được sử dụng trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua trong các giao dịch thương mại.

Biên bản bàn giao hàng hóa thường ghi nhận các thông tin cơ bản như tên và địa chỉ của bên giao hàng và bên nhận hàng, số lượng và loại hàng hóa được bàn giao, tình trạng của hàng hóa, ngày giờ bàn giao hàng hóa, chữ ký và tên của người đại diện cho hai bên.

Với việc sử dụng biên bản bàn giao hàng hóa, cả hai bên có thể chắc chắn rằng việc giao nhận hàng hóa đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến tranh chấp và khiếu nại trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Tại sao cần có biên bản bàn giao hàng hóa?

Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua trong các giao dịch thương mại. Các lý do chính để có biên bản bàn giao hàng hóa là:

1. Xác nhận việc bàn giao hàng hóa: Biên bản bàn giao hàng hóa giúp xác nhận việc bàn giao hàng hóa giữa bên bán và bên mua đã diễn ra đầy đủ và chính xác, đồng thời giảm thiểu các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến việc giao nhận hàng hóa.
2. Bảo vệ quyền lợi của hai bên: Biên bản bàn giao hàng hóa là một bằng chứng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong quá trình giao nhận hàng hóa. Nếu có tranh chấp xảy ra sau này, biên bản này có thể được sử dụng làm bằng chứng trong việc giải quyết tranh chấp.
3. Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Biên bản bàn giao hàng hóa là một tài liệu chính xác về thông tin liên quan đến hàng hóa được giao nhận, bao gồm số lượng, tình trạng và thông tin về bên giao hàng và bên nhận hàng. Nó giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin và tránh các sai sót hoặc hiểu nhầm xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa.
4. Giúp quản lý tốt hơn việc lưu kho: Biên bản bàn giao hàng hóa cũng là một công cụ quản lý tốt trong việc lưu kho, giúp quản lý kho hàng một cách chính xác và hiệu quả hơn. Nó giúp kiểm soát số lượng hàng hóa được lưu trữ, đảm bảo tình trạng của hàng hóa và cập nhật thông tin về ngày giờ bàn giao hàng hóa.

Những lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Khi lập biên bản bàn giao hàng hóa, cần lưu ý các điểm sau đây:

1. Thông tin chính xác: Biên bản cần cung cấp đầy đủ thông tin chính xác về hàng hóa được bàn giao, bao gồm tên, số lượng, trạng thái và giá trị.
2. Đối tượng bàn giao: Cần xác định rõ đối tượng bàn giao, bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ.
3. Thời gian giao nhận: Cần ghi rõ thời gian giao nhận hàng hóa, bao gồm thời gian bàn giao và thời gian nhận hàng.
4. Điều kiện bảo quản: Cần ghi rõ điều kiện bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
5. Điều khoản bảo hành: Nếu có điều khoản bảo hành trong hợp đồng, cần ghi rõ thời hạn bảo hành và nội dung bảo hành để tránh những tranh chấp xảy ra sau này.
6. Chữ ký và đóng dấu: Cần đảm bảo biên bản được ký và đóng dấu bởi các bên liên quan để xác nhận tính chính xác và pháp lý của biên bản.
7. Luôn giữ bản gốc: Bản gốc của biên bản bàn giao hàng hóa cần được giữ cẩn thận và đảm bảo bảo mật để sử dụng cho mục đích xác nhận sau này nếu cần thiết.
8. Sử dụng mẫu chuẩn: Có thể sử dụng các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuẩn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin cũng như tránh những tranh chấp xảy ra sau này.

Cách viết biên bản bàn giao hàng hóa

Để viết biên bản bàn giao hàng hóa, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Tiêu đề

Viết tiêu đề cho biên bản, ví dụ “Biên bản bàn giao hàng hóa số [số biên bản]”.

• Bước 2: Thông tin về các bên liên quan

Ghi rõ thông tin về các bên liên quan, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và mã số thuế của bên bàn giao và bên nhận hàng.

• Bước 3: Thông tin về hàng hóa

Liệt kê các thông tin về hàng hóa bao gồm tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá trị, trạng thái của hàng hóa (nếu có).

• Bước 4: Thời gian và địa điểm bàn giao hàng hóa

Ghi rõ thời gian và địa điểm bàn giao hàng hóa giữa hai bên.

• Bước 5: Xác nhận

Sau khi bàn giao hàng hóa, hai bên cần xác nhận bằng cách ký tên và đóng dấu xác nhận trên biên bản.

• Bước 6: Lưu trữ và phân phối

Sau khi hoàn thành biên bản, bản gốc sẽ được giữ bởi bên nhận hàng, và các bản sao sẽ được phân phối cho các bên có liên quan.

Lưu ý: Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản quan trọng trong quá trình thương mại, vì vậy nó cần được viết cẩn thận và chi tiết để tránh những tranh chấp trong tương lai.

Những quy định trong giao nhận hàng hóa theo Pháp luật

Căn cứ Điều 34 Luật Thương mại 2005 quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:

Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa

1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng.

2. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.

Căn cứ Điều 56 Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

Điều 56. Nhận hàng

Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng.

Địa điểm và thời hạn giao hàng hóa, các chứng từ liên quan đến hàng hóa được quy định thế nào?

Căn cứ Điều 35 Luật Thương mại 2005 quy định về địa điểm giao hàng được quy định như sau:

Điều 35. Địa điểm giao hàng

1. Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng địa điểm đã thoả thuận.

2. Trường hợp không có thoả thuận về địa điểm giao hàng thì địa điểm giao hàng được xác định như sau:

a) Trường hợp hàng hoá là vật gắn liền với đất đai thì bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hoá đó;

b) Trường hợp trong hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hoá thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên;

c) Trường hợp trong hợp đồng không có quy định về vận chuyển hàng hoá, nếu vào thời điểm giao kết hợp đồng, các bên biết được địa điểm kho chứa hàng, địa điểm xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hoá thì bên bán phải giao hàng tại địa điểm đó;

d) Trong các trường hợp khác, bên bán phải giao hàng tại địa điểm kinh doanh của bên bán, nếu không có địa điểm kinh doanh thì phải giao hàng tại nơi cư trú của bên bán được xác định tại thời điểm giao kết hợp đồng mua bán.

Căn cứ Điều 37 Luật Thương mại 2005 quy định về thời hạn giao hàng hóa được quy định như sau:

Điều 37. Thời hạn giao hàng

1. Bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng.

2. Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua.

3. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng thì bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý sau khi giao kết hợp đồng.

Căn cứ Điều 42 Luật Thương mại 2005 quy định về việc giao các chứng từ liên quan đến hàng hóa được quy định như sau:

Điều 42. Giao chứng từ liên quan đến hàng hoá

1. Trường hợp có thỏa thuận về việc giao chứng từ thì bên bán có nghĩa vụ giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn, tại địa điểm và bằng phương thức đã thỏa thuận.

2. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn, địa điểm giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua thì bên bán phải giao chứng từ liên quan đến hàng hoá cho bên mua trong thời hạn và tại địa điểm hợp lý để bên mua có thể nhận hàng.

3. Trường hợp bên bán đã giao chứng từ liên quan đến hàng hoá trước thời hạn thỏa thuận thì bên bán vẫn có thể khắc phục những thiếu sót của các chứng từ này trong thời hạn còn lại.

4. Khi bên bán thực hiện việc khắc phục những thiếu sót quy định tại khoản 3 Điều này mà gây bất lợi hoặc làm phát sinh chi phí bất hợp lý cho bên mua thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán khắc phục bất lợi hoặc chịu chi phí đó.

Hàng hoá đang được người nhận hàng nắm giữ thì rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng sẽ do ai chịu trách nhiệm?

Căn cứ Điều 59 Luật Thương mại 2005 quy định về chuyển rủi ro trong trường hợp giao hàng cho người nhận hàng để giao mà không phải là người vận chuyển được quy định như sau:

Điều 59. Chuyển rủi ro trong trường hợp giao hàng cho người nhận hàng để giao mà không phải là người vận chuyển

Trừ trường hợp có thoả thuận khác, nếu hàng hoá đang được người nhận hàng để giao nắm giữ mà không phải là người vận chuyển thì rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá được chuyển cho bên mua thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. Khi bên mua nhận được chứng từ sở hữu hàng hoá;

2. Khi người nhận hàng để giao xác nhận quyền chiếm hữu hàng hoá của bên mua.

Việc lập biên bản bàn giao hàng hóa là một phần quan trọng trong quản lý và kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa. Nếu có bất kỳ tranh chấp hoặc khiếu nại nào về việc giao nhận hàng hóa, biên bản này sẽ được sử dụng như một bằng chứng để giải quyết tranh chấp. Mong rằng với những chia sẻ của Trangtailieu.com đã giúp bạn hiểu hơn về biên bản bàn giao.