RPA là gì? Ứng dụng RPA trong thời đại công nghệ số

Hẳn không dưới 1 lần bạn nghe về những công nghệ tiết kiệm chi phí cực lớn, tăng lợi nhuận lên tới rất nhiều lần áp dụng công nghệ RPA. Vậy thực hư RPA là gì mà lại thần thánh đến vậy? Trang tai liệu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vì sao RPA luôn nằm trong top công nghệ được “săn lùng” hiện nay.

RPA là gì?

khái niệm: RPA (Robotic Process Automation) có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một ứng dụng công nghệ giúp xây dựng, triển khAI, quản lý robot theo những hành động của con người và tích hợp nó để tự động hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, RPA là phần mềm công nghệ giúp cho các thiết bị máy tính, robot bắt chước lại những hành động của con người để thực hiện những hoạt động phải lặp đi lặp lại, công việc liên quan đến kỹ thuật số.

Công nghệ này giúp cho doanh nghiệp hạn chế những rủi ro không đáng có và tiết kiệm rất nhiều về chi phí trong quá trình hoạt động, vận hành và kiểm soát.

RPA Developer là gì?

Thuật ngữ RPA Developer để chỉ những nhân sự làm việc trong ngành RPA về mảng thiết kế ra những “trợ lý ảo” theo nhu cầu của những doanh nghiệp và xử lí được những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Theo như đánh giá của những chuyên gia, đây là ngành đang có tiềm năng phát triển lớn và yêu cầu một lượng nhân sự rất cao, cùng với chất lượng tốt để giải quyết các bài toán của doanh nghiệp, đặc biệt trong quá trình Covid 19 đang gây ra nhiều những tác động tiêu cực và ảnh hưởng lớn.

Vai trò của RPA trong chuyển đổi số

Quy trình chuyển đổi số

Nghiên cứu của Gartner định nghĩa chuyển đổi số là quá trình khai thác công nghệ số và các khả năng hỗ trợ để chuyển đổi hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới. Quy trình chuyển đổi số có thể diễn ra theo các bước sau: RDA (Robotic Desktop Automation => RPA (Robotic Process Automation) => Machine Learning => Artificial Intelligence.

• Ở giai đoạn RDA, con người sử dụng chuột và bàn phím để điều khiển bot phần mềm thực hiện các hành vi. 
• Đến giai đoạn RPA, con người không cần điều khiển thủ công nữa, các bot phần mềm tự động thực hiện kịch bản công việc được ghi lại một cách nhanh chóng và hoàn hảo.
• Tiếp đó là giai đoạn sử dụng và phát triển các hệ thống máy tính có khả năng học hỏi và thích ứng mà không cần tuân theo các hướng dẫn rõ ràng – Machine learning. 
• Cuối cùng là AI – Artificial Intelligence khi mà máy móc mô tả hành vi thông minh của con người – học tập, suy nghĩ để thích ứng với một môi trường cụ thể.

Vai trò của RPA trong chuyển đổi số

Có thể thấy RPA giữ vị trí quan trọng và đóng vai trò thiết yếu trong tiến trình chuyển đổi số. Tự động hóa quy trình là cơ sở để thay đổi mô hình kinh doanh từ đó cải thiện quá trình thực hiện và chất lượng dịch vụ cũng như tăng hiệu quả hoạt động. RPA đưa trải nghiệm khách hàng lên một tầm cao mới. 

Tuy chỉ là bước khởi đầu của chuyển đổi số nhưng thiếu đi RPA thì quy trình chuyển đổi số cũng không thực sự khả thi. RPA chính là chất xúc tác cho sự thay đổi lớn, mở ra và tạo điều kiện mở rộng chiến lược chuyển đổi số.

Lợi ích của RPA với doanh nghiệp

Các trường hợp thực tế áp dụng cho thấy RPA mang đến cho doanh nghiệp lợi ích về kinh tế, tính linh hoạt và nhanh nhạy trong mô hình kinh doanh. Cụ thể các lợi ích RPA như sau: 

• Tiết kiệm chi phí: Triển khai RPA cho phép doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự, chi phí xử lý các lỗi phát sinh, chi phí vận hành… từ đó tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp. 
• Tăng năng suất: Ứng dụng RPA cho phép tinh gọn các quy trình doanh nghiệp nên thực hiện quy trình đơn giản và nhanh chóng hơn, gia tăng năng suất xử lý công việc.
• Nâng cao độ chính xác: Các bot tuân thủ quy trình tối đa giúp đảm bảo độ chính xác 100%, giảm thiểu lỗi trong quá trình thực hiện tác vụ.
• Hoạt động liên tục, không gián đoạn: Khác với con người, bot phần mềm có thể hoạt động 24/7 mà không cần thời gian nghỉ giữa giờ, ăn nhẹ hay uống cafe… Hoạt động không gián đoạn giúp loại bỏ độ trễ giữa hai tác vụ.
• Giúp nhân viên tập trung vào công việc giá trị hơn: Giải pháp tự động hóa quy trình với robot thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công, tinh gọn quy trình nhờ vậy nhân viên có thể tập trung cho những công việc quan trọng hơn.

Phân loại RPA

Công nghệ RPA – công nghệ tự động hóa quy trình với bot cũng có những loại hình cụ thể để doanh nghiệp lựa chọn sao cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện:

• Tự động hóa có giám sát: Khi quy trình tự động hóa diễn ra vẫn cần đến sự can thiệp của con người.
• Tự động hoá không giám sát: Quy trình tự động hóa diễn ra độc lập bởi bot, không có sự can thiệp của con người.
• Hybrid RPA: Sự kết hợp giữa tự động hóa có giám sát và không giám sát, cho phép linh hoạt thực hiện tự động hóa quy trình.

Mỗi hình thức RPA sẽ có những ưu nhược điểm nhất định nên để đạt được hiệu quả ứng dụng cao nhất, nhà quản trị doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng về doanh nghiệp mình để lựa chọn hình thức phù hợp.

Lưu ý khi áp dụng RPA

Khi quyết định áp dụng tự động hóa quy trình tại doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau:

• Lựa chọn các sản phẩm RPA dựa trên so sánh tính năng và giá thành: Trên thị trường hiện nay có đa dạng các sản phẩm RPA với tính năng và giá thành cũng như đặc điểm, giao diện khác nhau. Cần thiết nghiên cứu kỹ lưỡng, thực hiện so sánh giữa các sản phẩm để có sự lựa chọn đúng đắn nhất.
• Cân nhắc phạm vi nghiệp vụ sử dụng RPA: Doanh nghiệp có thể ứng dụng RPA lên nhiều tác vụ miễn là chúng có tính quy trình, nhưng vẫn cần cân nhắc để lựa chọn. Đơn giản vì RPA có thể nhận diện văn bản nhưng chưa chắc nhận diện được ký tự viết tắt hoặc từ địa phương.
• RPA là công cụ giúp con người và Robot chuyên môn hóa: Không cần lo lắng RPA sẽ làm chúng ta thất nghiệp bởi bản chất của RPA là thay thế con người thực hiện các tác vụ thủ công tốn thời gian, nhờ đó chúng ta có thể tập trung cao độ cho những tác vụ quan trọng, cần thiết hơn.

Không chỉ RPA mà bất kỳ công nghệ phần mềm nào cũng cần cách lựa chọn và áp dụng thông minh để tạo ra những lợi ích như mong đợi. Nhà quản trị doanh nghiệp đừng bỏ qua những lưu ý này khi quyết định ứng dụng tự động hóa quy trình.